南宁网站建设速成培训班,网络教育做的好的网站,廊坊小程序公司,制作卡牌的网站本节书摘来异步社区《Outlook时间整理术》一书中的第1章#xff0c;作者#xff1a; 【德】Lothar Seiwert , Holger Woeltje 译者#xff1a; 欧阳宇#xff0c;更多章节内容可以访问云栖社区“异步社区”公众号查看。 创建和使用自己的文件夹结构 花费约两小时为电子邮件… 本节书摘来异步社区《Outlook时间整理术》一书中的第1章作者 【德】Lothar Seiwert , Holger Woeltje 译者 欧阳宇更多章节内容可以访问云栖社区“异步社区”公众号查看。 创建和使用自己的文件夹结构 花费约两小时为电子邮件设计和创建一个有含义的文件夹结构并将保存的电子邮件归档到合适的文件夹。经验显示最好不要使用超过7个文件夹除了收件箱、草稿等Outlook默认文件夹之外。对于每个主文件夹还可以创建子文件夹。每一级也同样尽量别超过7个子文件夹以便后续能快速找到位置。 最佳设置取决于您的工作领域和个人思维方式每个人的思维方式各不相同。例如如果您管理5个大型项目可能会为每个项目创建一个主文件夹然后按主题对邮件进行排序。有些用户可能更喜欢按时间排序因此文件夹也类似于“已完成”、“今晚答复”、“本周处理”、“本月处理”、“等待答复”、“周末跟进”等。您也可以采用组合方式。对于某些团队可能会要求所有团队成员采用相同的文件夹结构。对于各种情形没有一成不变的规则。适合自己的就是最好的。 尽量找到适合自己的文件夹结构。例如与负责类似工作的同事协商一下两个人的智慧往往能够擦出火花。也可以询问在文件夹结构方面有经验的其他人他如果成功地让收件箱保持整洁则可以让其与您分享经验与技巧。 下面列出了可帮助您划分文件夹结构的一些示例准则。 人员/联系人同事、客户、供应商主题/专业领域项目/产品优先级参见第2章)位置国家/地区、城市、公司位置、工厂产品编号、参考编号、客户编号截止日期今晚完成、周末完成、本月完成最初使用这个新文件夹结构可能会有一段熟悉时间。不过最多3到5周如果发现这个结构仍然混淆不清仍然很难分配和查找邮件则应该修订这个文件夹结构根据您的使用经验进行修改。 如何建立新文件夹1在文件夹列表中右键单击想要建立文件夹的父文件夹如收件箱的名称或“个人文件夹”然后在快捷菜单中选择“新建文件夹”。作为一种可选方式也可以按CtrlShiftE组合键然后选择要放置新文件夹的位置。 2在“新建文件夹”对话框中的“名称”框中输入合适的文件夹名称。 3如有必要将“文件夹包含”列表框中的条目更改为“邮件和公告项目”。仅当对话框未从电子邮件视图打开时需要更改。 4单击“确定”按钮关闭对话框即可创建新文件夹。 提示√Outlook自动按字母顺序排列文件夹。以、z或数字打头的文件夹名称将被放置在列表的开头、中间和结尾位置。如何将邮件移至合适的文件夹1在收件箱或任何其他文件夹中单击想要移动的邮件。 2将邮件拖至目标文件夹上释放鼠标按键即可将邮件放入该文件夹。 若想要复制而不是移动邮件右键单击邮件拖至目标文件夹上然后在快捷菜单中选择相应的命令。还可以按住Shift键或Ctrl键后单击以同时选择多封邮件然后右键单击并拖动选中部分将它们移动/复制到某个文件夹中。如果想要移动文件夹结构中的某个文件夹不仅仅是邮件只需单击文件夹将其拖至另一个文件夹或主文件夹如个人文件夹或Microsoft Exchange邮箱中。 收藏夹——快速访问最重要的文件夹 使用“收藏夹”文件夹可快速访问最常用的文件夹而无需每次都要单击通过数层文件夹如图1-6所示。方法是将文件夹或子文件夹拖至“收藏夹”区域。由于在收藏夹区域无法看到父子文件夹层次为文件夹添加某种形式的辨识很重要可以在文件夹名称前面或后面加些标识如技术数据产品D。像所有其他文件夹一样“收藏夹”中的文件夹可以单击打开也可以作为通过拖放方法移动邮件的目标文件夹。 如何为单个文件夹自定义邮件排序在文件夹中可以根据不同准则对邮件进行排序和分组。例如可以对一个文件夹按主题排序对另一个文件夹按发件人排序对所有其他文件夹按日期排序。在第4章中将会介绍排序、分组和自定义视图的更多信息。 单击列标题即可按选定条件对条目进行排序。再次单击列标题即可逆转排序如图1-7所示。
